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議事録・打ち合わせ設計

項目番号 069

10秒でわかる！要点まとめ

• 議事録は「会話の記録」ではなく「決まったこと」と「次に誰が何をするか」の確定書
• 発言をそのまま書き起こした議事録は、誰も読まない。要らない議事録の典型

• 打ち合わせは「開く前」に9割が決まる。ゴールとアジェンダのない会議は開かない

  1. 概要：会議を「決める場」に変え、決定を証拠として残す

  議事録・打ち合わせ設計とは、会議の目的とゴールを事前に定義し、当日それを達成する進行を行い、決定事項と次のアクションを文書として確定させる一連の業務です。 ディレクターの議事録は、単なる備忘録ではありません。「誰が、何を、いつまでに」を明記し、参加者全員に共有して合意を取ることで、プロジェクトにおける決定の証拠になります。仕様変更の経緯や、追加費用の根拠を後から示せるかどうかは、この積み重ねで決まります。

  2. なぜ重要なのか：「言った・言わない」を消す唯一の武器

  プロジェクトの炎上原因の上位には、必ず「認識のズレ」があります。会議では合意したつもりでも、参加者それぞれが自分に都合よく記憶しているため、数週間後に「そんな話は聞いていない」が発生します。 議事録を当日中に配り、「認識に相違があればご連絡ください」と一文添えるだけで、この事故はほぼ防げます。反論が来なければ、それが合意の記録になります。逆に議事録がないプロジェクトは、揉めたときに立証手段がなく、たいてい制作側が費用を持ち出すことになります。議事録は自社とチームを守る保険です。

  3. 実務のポイント：会議前・会議中・会議後

  1. 会議前（設計）：「この会議で何を決めるか」を1行で書き、アジェンダと想定所要時間を事前に送ります。決めることがない会議は、チャットで済ませて開催しません。判断が必要なら、決裁できる人が出席しているかも確認します。
  2. 会議中（進行）：画面共有しながらその場で議事録を書くのが最も速く、認識ズレも起きません。「では、この件はA案で、来週金曜までに山田さんが対応、で合っていますか？」と、その場で読み上げて確定させます。
  3. 会議後（確定）：当日中、遅くとも翌営業日午前までに共有します。書く順番は「決定事項」→「ToDo（担当・期限つき）」→「保留・持ち帰り」→「その他の議論」。発言の時系列で書かないこと。読み手が知りたいのは結論であって、経緯ではありません。

     4. スキルアップのヒント：AI文字起こしを「下書き」として使う

     現在は会議の自動文字起こし・要約ツールが実用レベルにあります。ただし、そのまま貼り付けたものは議事録ではありません。AIは「話された内容」を要約できますが、「何が決定で、何が未決か」の線引きはできないためです。 文字起こしは抜け漏れ確認の材料として使い、決定事項とToDoは自分の判断で書く。この分担が現実的です。また、他社のディレクターが書いた議事録を読ませてもらうのも有効です。うまい人の議事録は、会議に出ていない人が読んでも状況が完全に理解できます。そこを目標にしてください。